AI로 회의 준비하는 법 — 아젠다 짜기부터 예상 질문까지

먼저 "이 회의에서 무엇이 정해져야 하는지"부터 적으세요

아젠다를 AI에 시키기 전에, 한 줄만 직접 쓰세요. "이 회의가 끝났을 때 무엇이 정해져 있어야 하는가". 이 한 줄이 없으면 AI는 그럴듯하지만 방향 없는 목차를 만들어 줘요. 회의의 목적은 AI가 알 수 없는, 나만 아는 정보거든요.

그다음 이렇게 요청하세요. "아래 목적의 회의 아젠다를 만들어 줘. 각 안건마다 목표(공유/논의/결정)를 구분하고, 예상 소요 시간을 배분해 줘. 전체 회의는 [60]분이야. [목적: ...] [참석자: ...] [배경 자료: ...]"

안건을 공유·논의·결정으로 나누는 게 핵심이에요. 대부분의 회의가 길어지는 이유는 공유만 해도 되는 항목에서 논의가 시작되기 때문이에요. 표시를 해 두면 그 자리에서 "이건 공유 항목입니다"라고 끊을 근거가 생겨요.

참석자에게 미리 보낼 자료 요약을 만드세요

자료를 읽고 오지 않은 사람이 많으면 회의 앞부분이 통째로 낭비돼요. 그렇다고 긴 자료를 그대로 보내면 아무도 안 읽고요. 회의 전에 읽는 데 2분이면 되는 요약을 붙이면 참석률이 다른 회의가 돼요.

"아래 자료를 회의 전에 읽을 사전 요약으로 정리해 줘. 배경 3줄, 지금 상황 3줄, 이번 회의에서 결정할 것 2줄로 하고, 전체를 300자 안에 맞춰 줘. 자료에 없는 내용은 넣지 말아 줘."

분량 제한을 함께 주는 게 중요해요. 제한이 없으면 요약이 아니라 축약본이 나와서 결국 안 읽혀요.

반대 입장에서 나올 질문을 미리 받아 보세요

회의에서 말문이 막히는 순간은 대부분 예상하지 못한 질문 때문이에요. AI에 반대편 역할을 맡기면 이걸 미리 겪어볼 수 있어요. 내가 준비한 안을 방어해 보는 연습이죠.

"내가 제안할 안은 아래와 같아. 너는 이 안에 회의적인 팀장 역할이야. 가장 아플 만한 질문 7개를 던져 줘. 그중 내가 지금 답할 수 없는 질문이 무엇인지도 마지막에 알려 줘."

여기서 나온 질문 중 답을 못 하는 것이 있다면, 그게 회의 전에 채워야 할 자료예요. 답변을 미리 다 쓸 필요는 없고 근거가 되는 숫자와 자료 위치만 찾아 두면 충분해요.

• 왜 지금 해야 하는지 (시점에 대한 질문)
• 비용과 인력은 얼마나 드는지 (자원에 대한 질문)
• 안 하면 어떻게 되는지 (대안에 대한 질문)

회의 직후 5분이 준비의 마지막 단계예요

준비한 회의일수록 끝난 직후에 정리하기 쉬워요. 아젠다를 미리 만들어 뒀다면 그 구조에 결정 사항만 채우면 되니까요. 메모를 그대로 붙여넣고 "아젠다 순서대로 결정 사항과 담당자, 마감일을 표로 정리해 줘"라고 요청하세요.

이때 AI가 결론을 매끄럽게 다듬으면서 실제로 정해지지 않은 것까지 정해진 것처럼 쓰는 경우가 있어요. "메모에서 확인되지 않는 결정은 [미정]으로 표시해 줘"를 꼭 붙이세요.

마지막으로 회사 자료를 다룰 때의 기본은 그대로예요. 아직 공개되지 않은 사업 계획이나 고객 정보가 담긴 자료는 사내 AI 정책을 먼저 확인하고, 필요하면 이름과 수치를 가린 뒤 넣으세요.

자주 묻는 질문

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