정중하게 거절하는 메일 쓰기
요청이나 제안을 거절해야 하는데 관계는 지키고 싶을 때
이 요청문을 복사해서 쓰세요
요청을 정중하게 거절하는 메일을 씁니다. 거절은 분명히 하되 관계는 남도록 써 주세요. 구성 1) 요청해 준 데 대한 감사 한 문장 2) 거절한다는 결론 — 두 번째 문장 안에 3) 이유 1~2개 — 상대가 납득할 수 있는 수준으로 짧게 4) 대안 — 가능한 범위, 다른 시기, 다른 담당자 중 해당하는 것 (없으면 생략) 5) 마무리 — 다음 기회를 열어 두는 한 문장 지켜야 할 것 · "검토해 보겠습니다"처럼 거절인지 아닌지 모호한 표현을 쓰지 말 것 · 사과를 여러 번 반복하지 말 것. 한 번이면 충분함 · 지킬 수 없는 대안이나 약속을 만들어 넣지 말 것 · 톤은 보내는 대상에 맞출 것 (거래처 / 사내 다른 부서 / 상사) 받는 사람과 관계: [예: 오래 거래한 협력사 담당자] 거절할 요청: [설명] 거절 이유: [사실대로] 줄 수 있는 대안: [없으면 '없음']
쓰는 순서
- 위 요청문을 복사하세요.
- [예: …]·[붙여넣기]처럼 대괄호로 비워 둔 칸을 내 상황에 맞게 바꾸세요. 이 부분이 결과 품질을 가장 크게 좌우해요.
- 쓰는 AI 서비스에 붙여넣고 결과를 확인하세요.
- 한 번에 완성하려 하지 말고 "세 번째 문단만 짧게"처럼 부분 수정을 요청하세요.
회사 자료를 넣기 전에 보안 주의사항을 먼저 확인하세요.